Si tenemos intención de constituir una empresa tenemos dos caminos, o bien prestaremos un servicio, o bien nos dedicaremos a comercializar productos, ya sean fabricados por otros o por nosotros mismos.
Pues bien, si la decisión es comercializar productos, es de vital importancia una correcta gestión de las existencias, y para ello nos centraremos en optimizar nuestro stock de tal modo que:
- Tengamos el nivel suficiente de producto en almacén para atender la demanda de nuestros clientes.
- Reduzcamos la inversión en existencias al mínimo necesario para no incurrir en costes por inactividad.
- Tomemos decisiones sobre la mercancía que empiece a quedarse obsoleta.
- Establezcamos una adecuada custodia pera evitar fugas, deterioros o pérdidas.
¿Qué entendemos por stock?
Cuando hablamos del stock, hablamos de las existencias que mantenemos en depósito o en un almacén con el propósito de venderlas posteriormente.
El stock forma parte de nuestro activo, y al ser la raíz de nuestra fuente de ingresos, una buena gestión del mismo resulta esencial.
Para entender de una manera sencilla la problemática del stock, lo más fácil es hablar de la gestión de las existencias en empresas que se dedican a comercializar con los productos, es decir, compran el producto al fabricante o al mayorista para luego venderlo mas caro, y obtener un margen de beneficio por dicha operación. Por tanto, no entraré en la gestión del stock de aquellas empresas que se dedican a la fabricación de productos, y en las cuales la gestión del stock implica un seguimiento integral desde el pedido de las materias primas, su posterior proceso de producción y finalmente la gestión de los productos terminados.
¿Cuánto vale mi stock?
El valor del stock se calcula multiplicando el total de las referencias o artículos, por sus cantidades y por su valor de coste, es decir, si solo vendo un producto A y tengo 4 unidades cuyo coste es de 10 euros por unidad, el valor de mi stock es de 40 euros.
Otro aspecto a tener en cuenta en la valoración del stock es la cobertura, es decir, nos tenemos que preguntar para cuántos días de ventas tengo con las unidades que hay en mi almacén, es decir, si de mi producto A vendo 2 unidades al mes, en el ejemplo anterior tendría para 60 días (4 uds del almacén dividido entre las uds de venta diarias, es decir, entre 2 uds /30 días del mes).
¿Por qué invertimos en stock?
Existen diferentes causas que nos hacen tomar la decisión de adquirir stocks elevados entre las que destacan:
- La posibilidad de protegernos de los imprevistos en la evolución de la demanda. Existe el pánico a quedarnos sin producto si el cliente pide más.
- Temor a que el proveedor no cumpla con los plazos de entrega o nos mande mercancía en mal estado y así poder atender las necesidades de los clientes con mi stock de reserva.
- Aprovechar los descuentos, es decir, el proveedor nos ofrece un precio inmejorable si adquieres cantidades elevadas.
- La posibilidad de adquirir a precios más reducidos en momentos de baja demanda del producto
- O incluso aprovechar la estacionalidad de venta y abastecerse con anterioridad, es decir, si en navidades vendo muchos juguetes, puedo comprar muchos en octubre o noviembre para atender la demanda de diciembre.
En definitiva, tratamos de gestionar la incertidumbre, y la forma de hacerlo es protegernos comprando mucha cantidad, pero como decía al principio, tendremos que controlar esos impulsos iniciales por comprar y comprar, ya que el stock lleva unos costes asociados que tendremos que minimizar.
¿Cómo calculamos el stock óptimo que tendríamos que tener en nuestro almacén?
El nivel de stock debe ser suficiente para atender la demanda pero al mismo tiempo no puede ser demasiado elevado ya que cuanto mayor es la cantidad en almacén, mayores son los costes financieros, de manipulación, de almacenamiento, de cobertura de seguros etc…
Lo ideal sería conocer la demanda de tu producto para los próximos meses, y los plazos de respuesta de tus proveedores. Con esta información seríamos los mejores gestores de almacén del universo, ya que si tengo claro que cada día vendo 10 unidades de un producto, que el proveedor me sirve la mercancía en 24 horas, y que si me falla, encontrar a otro proveedor que me despache lo mismo tardaría 7 días, mi stock debería cubrir 7 días de ventas, con lo que con 70 unidades en mi stock tendría para esos 7 días de incertidumbre.
Lamentablemente, no conocemos con certeza la demanda a futuro, por lo que trataremos de predecirla, teniendo en cuenta comportamientos pasados o mediante la detección de tendencias y comportamientos de venta del producto.
Si finalmente hemos llegado a la conclusión de que venderemos este mes 60 unidades y establecemos que nuestro stock de seguridad debe cubrirnos durante 15 días, tendremos que tener en nuestro stock 30 unidades (60 uds / 30 días, darán como resultado 2 unidades de venta diarias, y si lo multiplicamos por 15 días obtendríamos las 30 unidades de cobertura para 15 días de ventas).